KSef – obowiązkowy od 2026 r. – jakie działania podjąć aby przygotować się do wdrożenia.

Cel szkolenia:

Celem szkolenia jest przygotowanie uczestników do wdrożenia i stosowania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który od 2026 roku stanie się obowiązkowy.

Po szkoleniu uczestnik będzie potrafił:

• rozpoznać obowiązki wynikające z wprowadzenia KSeF od 2026 r.,
• przygotować organizację do wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur,
• zaplanować niezbędne działania dostosowawcze i procesowe,
• ocenić wpływ KSeF na obieg dokumentów i księgowość,
• uniknąć błędów i ryzyk związanych z nieprawidłowym wdrożeniem.

Metody:

• wykład
• prezentacja
• dyskusja
• odpowiedzi na pytania uczestników

Program:

I. Krajowy System e-Faktur – planowane zmiany na 2026 r.

1. 1. dotychczasowe regulacje prawne dotyczące obowiązywania KSEF
   2. omówienie projektu nowelizacji wprowadzającej obowiązkowy KSeF oraz wejście w życie przepisów
   3. zasady funkcjonowania KSeF, w tym przesyłanie i archiwizowanie faktur,
   4. jakie poczynić kroki w celu wdrożenia nowego KSeF – system stanie się obowiązkowy od 2026 r.
   5. czy będzie konsolidacja KSeF z PEF?
   6. czy stosowanie KSeF będzie wymagało zgody kontrahenta i w jaki sposób pobierze on fakturę?
   7. czy będzie dostępny wzór faktur?
   8. termin przechowywania faktur w KSeF,
   9. struktury logiczne i wyjaśnienia Ministerstwa Finansów,
   10. zachęty do stosowania KSeF,
       • 40-dniowy zwrot podatku VAT,
       • ułatwione stosowanie korekty in minus po stronie sprzedawcy i nabywcy,
       • brak konieczności dostarczania JPK_FA na żądanie organów podatkowych,
       • brak obowiązków związanych z autentycznością pochodzenia, czytelnością oraz integralnością faktur,
   11. Rodzaje dokumentów wystawianych przy użyciu w KSeF,
   12. proces wystawienia faktury w KSeF:
       • możliwość wystawienia faktury bezpośrednio z KSeF,
       • wystawienia faktury w KSeF poprzez system informatyczny podatnika,
       • wystawienia faktury w KSeF poprzez tworzenie „pliku wsadowego”.
   13. walidacja faktury wysłanej do KSeF w celu wystawienia:
   14. zgodność faktury wysyłanej do KSeF ze strukturą FA_VAT,
   15. obowiązkowe dane, które musi posiadać faktury, żeby było możliwej jej wystawienie w KSeF.
   16. omówienie elementów faktur wystawionych w KSeF
   17. rodzaje faktur w KSeF (VAT, KOR, ZAL, ROZ, KOR_ZAl, KOR_ROZ, UPR),
   18. kto będzie podlegał obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF
       • podatnik zwolniony z VAT,
       • podatnik posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej,
       • działalność nierejestrowana,
       • podatnik jedynie zarejestrowany na potrzeby podatku VAT,
   19. informacje dodatkowe w fakturach ustrukturyzowanych oraz załączniki do faktur ustrukturyzowanych (np. protokoły odbioru, warunki dostawy INCOTERMS, nr WZ, adres dostawy, dane odbiorcy innego niż nabywca itp.)
   20. weryfikacja uprawnień osoby/podmiotu do korzystania z KSeF:
       • rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF,
       • sposób nadawania uprawnień do korzystania z KSeF,
       • wyjątkowe sytuacje, w którym będzie konieczność z korzystania z formularza ZAW-FA,
       • odpowiedzialność karno-skarbowa osoby korzystającej z uprawnień do korzystania z KSeF.
   21. informacja o stosowaniu KSeF – Biała lista podatników,
   22. w jaki sposób dokumentować WDT, eksport towarów, eksport usług oraz sprzedaż na rzecz konsumentów,
   23. jakie działania podjąć w przypadku czasowej niedostępności, awarii i sytuacji kryzysowej w KSeF,
   24. opatrzenie faktury KSeF dodatkowym kodem QR,
   25. nowe regulacje określające termin wystawienia faktury,
   26. zasady wystawiania faktury korygujących w KSeF,
   27. zasady korygowania faktur ustrukturyzowanych (wystawionych w KSeF):
       • czy faktury wystawione poza KSeF można korygować w formie ustrukturyzowanej?
       • czy faktury ustrukturyzowane (wystawione w KSeF) można korygować w formie „tradycyjnej”?
       • czy do faktury ustrukturyzowanej można wystawić notę korygującą?
       • czy jest możliwe anulowanie faktury ustrukturyzowanej?
       • preferencje związane w wystawieniem faktur korygujących w KSeF.
   28. nota korygująca – w jakich przypadkach będzie można ją stosować,
   29. Określenie momentu wystawienia i otrzymania faktury ustrukturyzowanej:
       • moment wystawienia faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
       • data wystawienia faktury w KSeF a data powstania obowiązku podatkowego VAT oraz PIT/CIT
       • moment otrzymania faktury w KSeF w świetle przepisów ustawy o VAT,
       • moment otrzymania faktury w KSeF a prawo do odliczenia podatku VAT.
   30. dodatkowe wymogi przy płaceniu za fakturę z KSeF,
   31. płatność w MPP a faktura z KSeF – dodatkowe wymogi,
   32. co z fakturami wystawianymi przy użyciu kas rejestrujących, czy one znikną?
   33. akceptacja stosowania faktur w KSeF,
   34. data wystawienia i otrzymania faktur w KSeF – zasady,
   35. jakie kary wprowadzi ustawodawca za pominięcie faktury w KSeF – sankcje,
   36. faktury zaliczkowe – nowe zasady wystawiania,
   37. faktury RR (w tym korygujące) – nowe zasady wystawiania,
   38. rozliczenie z rolnikiem ryczałtowym – nowe zasady,
   39. zakres automatycznej kontroli faktur w systemie KSeF przez Krajową Administrację Skarbową.
   40.  przepisy przejściowe.