Podróże służbowe w 2026 w tym planowane zmiany w 2027 r.

Szkolenie skierowane jest do pracowników działów kadr, płac, księgowości oraz osób odpowiedzialnych za organizację i rozliczanie podróży służbowych. Uczestnicy poznają aktualne zasady delegowania pracowników w kraju i za granicą, prawidłowe naliczanie diet, ryczałtów oraz zwrotu kosztów, a także skutki podatkowe i składkowe świadczeń delegacyjnych.

Podczas zajęć omawiane są najczęstsze problemy praktyczne, błędy kontrolne oraz planowane zmiany przepisów przewidziane na 2027 r.

Metody:

• wykład
• prezentacja
• dyskusja
• odpowiedzi na pytania uczestników

Program:

1. Definicja podróży służbowej i składniki kosztów podróży służbowych:
   • definicja podróży służbowe
   • dopuszczalny czas trwania podróży służbowej.
   • diety (wysokość, zasady rozliczania, “diety tranzytowe” itp.),
   • koszty przejazdów i jazd miejscowych,
   • koszty noclegów (zwrot faktycznie poniesionych wydatków, ryczałty, dokumentowanie),
   • koszty leczenia w trakcie podróży służbowej,
   • inne wydatki (rodzaje, dokumentowanie).
2. Zasady ustalania przychodu pracowników i stosowania zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, w przypadku podróży służbowych np.:
   • określenie diet w kwotach wyższych niż wynikające z przepisów prawa (dokumentowanie, zasady zaliczania w ciężar kosztów, ustalenie przychodów pracownika),
   • zwrot pracownikom faktycznie poniesionych przez nich wydatków na wyżywienie według rachunków,
   • śniadania hotelowe,
   • zwrot wydatków na jazdy miejscowe (wynajęcie samochodu przez pracownika, taksówki itp.),
   • zwrot kosztów noclegów w wysokości przekraczającej limity ustalone przepisami prawa,
   • wydatki reprezentacyjne poniesione przez pracownika w trakcie podróży służbowej (obiady z kontrahentami, bilety na imprezy kulturalne i sportowe itp.).
3. Podróże służbowe a wyjazdy pracowników w celach szkoleniowych (dokształcanie w formach szkolnych i pozaszkolnych) – różnice w rozliczeniach podatkowych (koszty uzyskania przychodów, zasady stosowania zwolnień z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych).
4. Wydatki na ubezpieczenie pracowników w trakcie podróży służbowej
   • zasady zaliczania do kosztów podatkowych
   • zasady ustalania przychodów pracownikom.
5. Delegacje pracowników, osób zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło, menedżerów, właścicieli firm, członków zarządu, rad nadzorczych i komisji rewizyjnych – różnice w rozliczeniach podatkowych:
   • koszty uzyskania przychodów,
   • zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych
   • zwolnienia z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.
6. Pracownicy „mobilni” (kierowcy, przedstawiciele handlowi, pracownicy budowlani itp.) – zasady opodatkowania świadczeń z tytułu podróży.
7. Koszty uzyskania przychodów u pracodawcy, zleceniodawcy itp. z tytułu rozliczania podróży służbowych.
8. Rozliczanie podróży służbowych na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług (np. przypadki kiedy wystąpi import usług, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów itp.).
9. Obowiązek składania PIT – 11 w przypadku nieodpłatnych świadczeń dla kontrahentów oraz sytuacje, w których firmy nie muszą składać tych informacji.
10. Używanie przez pracowników, zleceniobiorców, menedżerów, członków zarządu, członków rad nadzorczych itp. samochodów prywatnych w jazdach miejscowych i podróżach służbowych np.:
    • kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zasady dokumentowania, rodzaje wydatków itp.),
    • zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
    • ryczałty w jazdach miejscowych,
    • ewidencja przebiegu pojazdu,
    • opłaty parkingowe i za przejazdy autostradami.
    • zmiany w kilometrówce
11. Wykorzystywanie samochodów służbowych do prywatnych celów pracowników
    • zasady ustalania przychodów pracownikom oraz stosowania zwolnienia z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
    • zaliczanie wydatków do kosztów podatkowych,
    • rozliczenia na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług.
12. Podróż służbowa odbywana samochodem stanowiącym własność pracodawcy:
    • kwoty zaliczane do kosztów uzyskania przychodów (zasady dokumentowania),
    • kwoty zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych (zasady dokumentowania).
13. Najem samochodów w ramach zagranicznych podróży służbowych, skutki w zakresie obowiązku poboru podatku u źródła przez polskich płatników.
14. Zasady poboru podatku u źródła w przypadku zakupu biletów lotniczych od zagranicznych przedsiębiorstw żeglugi powietrznej.
15. Proponowane zmiany w zakresie podróży służbowych – projekt rozporządzenia w zakresie tzw. kilometrówki z dnia 23 stycznia 2026
    • zmiana stawek za 1 km przebiegu;
    • uregulowania dotyczące aut hybrydowych;
    • rozliczenia aut elektrycznych i wodorowych;
    • zasady rozliczeń kilometrówki – czy ulegną zmianie?
    • planowana data wejścia w życie rozporządzenia;
    • jak rozliczać samochody elektryczne obecnie?
16. Zasady wypłaty diety i ryczałtów po zmianach – projektowane zmiany wysokości diety:
    • wysokość diety po zmianach;
    • wysokość ryczałtów po zmianach;
    • wysokość limitu za nocleg po zmianach;
    • dieta krajowa uzależniona od ilości posiłków zapewnionych pracownikom;
    • zasady wypłacania i zmiany ryczałtów wypłacanych pracownikom;
    • limity ryczałtów za noclegi zagraniczne;
17. Odpowiedzi na pytania uczestników