DOKUMENTACJA PRACOWNICZA POD LUPĄ – obowiązki pracodawcy w zakresie prowadzenia dokumentacji w świetle kontroli PIP oraz zmiany w naliczaniu stażu pracy

Celem szkolenia jest przygotowanie do prawidłowego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zgodnie z aktualnymi przepisami oraz wymaganiami kontroli PIP, a także do prawidłowego naliczania stażu pracy po zmianach przepisów, które zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2026 r.

Metody:

• wykład
• prezentacja
• dyskusja
• odpowiedzi na pytania uczestników

Program:

1. Podstawa prawna prowadzenia dokumentacji pracowniczej
2. Przepisy o ochronie danych osobowych, a dokumentacja pracownicza.
3. Jakich danych możemy żądać od kandydata do pracy a jakich od pracownika
4. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej w postaci papierowej albo elektronicznej (zasady „przejścia” na dokumentację elektroniczną) – najważniejsze zagadnienia praktyczne w świetle stanowisk ministerstwa
5. Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika związane ze zmianą postaci dokumentacji pracowniczej
6. Co jest dokumentacją pracowniczą po zmianie przepisów
7. Teczka akt osobowych po nowemu
   • Dokumenty przechowywane w części A
   • Dokumenty dostarczone w trakcie trwania zatrudnienia – której części
   • Dokumenty gromadzone w części B
   • Umowa o pracę jako podstawa nawiązania stosunku pracy- obligatoryjne elementy po zmianach przepisów
   • Wniosek pracownika o zmianę warunków zatrudnienia
   • Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich po zmianach
   • Nowe dokumenty w części B
   • Część C akt osobowych ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy po zmianach
   • Zasady gromadzenia dokumentów w części D akt osobowych
   • Nowa część E akt osobowych – czy zawsze jest obowiązkowa
   • Dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia pracownika – gdzie przechowujemy
8. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy
9. Kiedy mamy obowiązek kontynuacji teczki akt osobowych
10. Dokumentacja czasu pracy po zmianach
11. Kiedy lista obecności może być ewidencją czasu pracy
12. Dokumentacja urlopów wypoczynkowych – wnioskowanie i udzielanie
13. Dokumentacja wynagrodzeń
14. Przechowywanie dokumentacji w świetle stanowisk Ministerstwa i PIP – kontrola Inspekcji Pracy
15. Co jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika
16. Zasady gromadzenia i przechowywania dokumentów, które – zgodnie z obowiązującymi przepisami – nie stanowią dokumentacji pracowniczej, w tym: deklaracji ZUS, dokumentów podatkowych ,dokumentacja BHP nie stanowiąca dokumentacji pracowniczej, dokumentacja zasiłkowa
17. Zmiany w naliczaniu stażu pracy – ustawa uchwalona przez Sejm 12 września 2025r.
    • Jakie nowe okresy – działalność gospodarcza, umowy zlecenia/świadczenia usług, praca za granicą – wliczą się do stażu pracy?
    • Jakie dokumenty (np. z ZUS) potwierdzą te okresy i jaki jest 24-miesięczny termin na ich dostarczenie?
    • W jaki sposób doliczenie nowych okresów wpłynie na: wymiar urlopu (20→26 dni), dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe, długość okresu wypowiedzenia?
    • Jakie procedury obiegu dokumentów i aktualizacji danych w systemach kadrowo-płacowych należy wprowadzić
18. Dokumentowanie nowych okresów i obowiązki pracodawcy
    • Jakie dokumenty będzie musiał przedstawić pracownik.
    • Weryfikacja dokumentów i sposób ich przechowywania w aktach osobowych.
    • Termin na dostarczenie dokumentów przez pracownika.
    • Czy pracodawca musi informować pracowników o nowych zasadach (art. 29 § 3 Kodeksu pracy – zmiana informacji o warunkach zatrudnienia).
19. Wpływ nowych regulacji na uprawnienia pracownicze
    • Staż urlopowy i wymiar urlopu wypoczynkowego – w tym kwestia pierwszej pracy i naliczania urlopu w wymiarze 26 dni.
    • Okresy wypowiedzenia umowy o pracę – w tym wypowiedzenia zmieniające.
    • Nagroda jubileuszowa i dodatek stażowy – czy możliwe jest wsteczne naliczenie i wypłata wyrównania.
    • Odprawy (emerytalno-rentowa, pośmiertna, przy zwolnieniach grupowych).
    • Urlop wychowawczy i inne uprawnienia zależne od stażu.
    • Wpływ na regulaminy wynagradzania i wewnętrzne systemy motywacyjne.

Harmonogram:

• 10.00 – 11.30 – szkolenie (2 godziny lekcyjne)
• 11.30 – 11.45 – przerwa kawowa
• 11.45 – 13.15  – szkolenie (2 godziny lekcyjne)
• 13.15 – 13.30 – przerwa kawowa
• 13.30 – 15.00  – szkolenie (2 godziny lekcyjne)

Cena:

• Cena za udział w szkoleniu online to 390 zł netto od osoby
• Cena za udział w szkoleniu stacjonarnie to 470 zł netto od osoby

Do powyższych cen należy doliczyć obowiązujący podatek VAT 23%.
Cena dla opłacających szkolenie w całości ze środków publicznych – VAT zw.